"Газпром трансгаз Уфа" переходит на безбумажную технологию работы с документами

Компания IBS внедрила систему управления документами для компании "Газпром трансгаз Уфа". Система позволила газотранспортному предприятию улучшить дисциплину работы с документами, обеспечить безопасность данных, повысить оперативность и обоснованность управленческих решений.

Работа по созданию системы управления документами была инициирована руководством ООО "Газпром трансгаз Уфа" как часть полномасштабного проекта построения корпоративной информационно-управляющей системы на базе решения SAP/R3. Оптимальным было признано предложение специалистов IBS по разработке системы управления документами на основе платформы Documentum.

По словам Сергея Силина, директора отделения систем документооборота компании IBS, в ходе проекта были автоматизированы бизнес-процессы документационного обеспечения управления, создано корпоративное хранилище электронных документов, организован доступ к нему с территориально распределенных рабочих мест и четко разграничены права доступа к электронным документам. Процессы электронного документооборота на платформе Documentum интегрированы с процессами ERP-системы в единую информационно-управляющую систему. Кроме того, внедрены в повседневную практику положения национального стандарта РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007.

В настоящее время в созданной системе управления документами зарегистрировано около 3 тысяч приказов и распоряжений, 38 тысяч служебных записок, 6 тысяч договоров, 14 тысяч входящих и 13 тысяч исходящих документов.

Интегрированная информационно-управляющая система предоставляет специалистам "Газпром трансгаз Уфа" широкие возможности для более эффективной работы. Так, юридическая и финансовая службы теперь полностью контролируют историю работы с договором с момента создания проекта до окончательного исполнения всех договорных обязательств. Служба документационного обеспечения отмечает сокращение трудозатрат на регистрацию и поиск документов, контроль сроков работы с ними, а также оптимизацию использования производственных площадей, ранее задействованных для хранения бумажных документов. Руководители и специалисты всех структурных подразделений имеют доступ к электронным образам документов всех видов, оперативно контролируют ход исполнения поручений и договорных обязательств.

ООО "Газпром Трансгаз Уфа" – одно из крупнейших предприятий ТЭК Республики Башкортостан, дочернее предприятие ОАО "Газпром". Основное направление деятельности – снабжение потребителей РФ и Башкортостана газом и газовым конденсатом, обеспечение поставок газа в страны дальнего и ближнего зарубежья по межгосударственным и межправительственным соглашениям. Компания обладает сложной разветвленной структурой, включающей 15 филиалов.