Юграгазпереработка автоматизировала документооборот за 2 месяца

В "Юграгазпереработке" - предприятии, созданном компаниями "СИБУР" и "ТНК-BP" и являющемся сегодня крупнейшим отечественным газопереработчиком - завершено внедрение ECM-системы DIRECTUM. Проект автоматизации занял всего 2 месяца. Об этом OilCapital.ru сообщила пресс-служба DIRECTUM.

ООО "Юграгазпереработка" - компания с 36-летней историей – занимается переработкой попутного нефтяного газа (ПНГ) и выработкой из него сухого отбензиненного газа (используется в работе ГРЭС и по аналогии с природным газом для нужд потребителей) и широкой фракции легких углеводородов (используется в качестве базового сырья в дальнейших нефтехимических процессах). Ежегодно компания вовлекает в производство более 9 млрд куб. м ПНГ, тем самым решая задачу его полезного использования на территории Ханты-Мансийского автономного округа - Югры. В структуру компании входят два дочерних предприятия - ООО "Нижневартовский газоперерабатывающий комплекс" и ООО "Белозерный газоперерабатывающий комплекс". Территориальная распределенность компании и значительные объемы документации делали затруднительным и малоэффективным ведение бумажного документооборота. До недавнего времени документооборот частично автоматизировался с помощью функционала MS Outlook: в электронном виде рассылались резолюции, проводилось согласование документов. Тем не менее, такая частичная автоматизация не только не обеспечивала требуемый бизнес-эффект, но и провоцировала новые трудности: в частности, не гарантировалась конфиденциальность документов, была затруднена групповая работа с документами.

Осенью 2009 г. в рамках общей стратегии модернизации и взаимодействия бизнеса руководством был взят курс на поиск и внедрение полнофункциональной ECM-системы. Главными требованиями к системе стали максимально быстрая автоматизация канцелярии с возможностью дальнейшего расширения функционала, возможность организации групповой работы над проектами документов, наличие архива с гибкими политиками доступа, соответствие государственным стандартам и приемлемая стоимость внедрения.

В результате анализа российского рынка систем электронного документооборота была выбрана система DIRECTUM. Работы по проекту были поручены специалистам департамента консалтинга и внедрения компании DIRECTUM. Проект стартовал в ноябре 2009 г. Для автоматизации всего комплекса процессов, связанных с канцелярией и организационно-распорядительной документацией, использовался функционал базовых модулей DIRECTUM и модуля "Канцелярия". В результате проекта были полностью автоматизированы следующие процессы предприятия: - регистрация входящих и исходящих документов, - вынесение и рассылка резолюций по ответственным сотрудникам, - рассылка приказов по основной деятельности и распоряжений, - согласование проектов документов, - хранение электронных документов в единой базе данных. Благодаря тому, что внедрение проходило строго по технологии, а изменения были минимальны, система была переведена в промышленную эксплуатацию уже в январе 2010 г. - спустя 2 месяца после старта проекта. Всего к этому моменту в системе было зарегистрировано более 100 сотрудников компании, включая удаленных пользователей Нижневартовского и Белозерного газоперерабатывающих комплексов. Последние получили возможность регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы в системе DIRECTUM через терминальный доступ. Сегодня в системе работает и высшее руководство "Юграгазпереработки" - генеральный и финансовый директора. В планах компании - увеличить число сотрудников газоперерабатывающих комплексов, работающих в системе, а также расширить используемый функционал DIRECTUM.