Участие в тендерах стало повседневной практикой для компаний. Между тем опыт этот не всегда позитивный. Существует недовольство, связанное с формализованностью подхода. С одной стороны, он защищает от предвзятости, с другой - сильно бюрократизирует и усложняет отбор, снижая эффективность, попросту говоря, "всех стрижет под одну гребенку". В результате создается впечатление, что пробиться там очень сложно, даже имея в руках наиболее выигрышное для заказчика предложение. Назрела потребность упорядочить тендерный процесс и в целом цивилизовать его, сделать независимым от бизнеса и комфортным как для участников, так и для заказчиков.
Для решения этой проблемы в ТНК-BP разработали систему конфликтных комиссий и региональных советов, которые стали буферной зоной между участниками и заказчиками тендеров. Как отмечают в компании, они были задуманы для решения вопросов, относящихся как раз к трем наиболее часто упоминающимся проблемным ситуациям участников тендеров: "снятию" с тендера по критерию несоответствия оферт подрядчика техзаданиям, несоблюдению сроков, отведенных для подготовки и подачи документов, и неудовлетворительности переговорного процесса после подачи оферт. Об этом сообщает Regnum.
Речь идет о таких типичных случаях, как, например, когда в техническом задании (ТЗ) на усмотрение поставщика оставляется ключевой параметр, влияющий одновременно на стоимость и на безопасность предмета закупки. Подрядчик мог использовать компоненты с наивысшей степенью безопасности, что увеличивало стоимость тендерного предложения по сравнению с конкурентами, предлагающими менее безопасное решение. В итоге условия становились неравнозначными, а у подрядчика не хватало времени до дедлайна, чтобы изменить параметр. Такая ситуация - основание обратиться с жалобой в конфликтную комиссию. По итогам рассмотрения одной такой жалобы было рекомендовано продлить срок тендера, а также собрать от всех контрагентов предложения с едиными критериями уровня безопасности, чтобы обеспечить равные условия для всех участников. В результате компания-поставщик все-таки смогла принять участие в тендере.
С жалобой подрядчик может обратиться, если было необоснованно отказано в приеме документов на тендер или при отборе применялись неоднозначные критерии и т. д. Сюда, например, относится и случаи необоснованного применения критерия "стоп-параметр" (при несвоевременном предоставлении каких-либо свидетельств на право проведения части работ, входящих в ТЗ). Если участник тендера не согласен с установлением такого критерия, он может обратиться в конфликтную комиссию с просьбой разобраться в правомерности его применения. Есть примеры, когда в результате критерий менялся либо совсем, либо в отношении данного участника при определенных условиях.
Если же отбор уже состоялся, и компания по недоразумению не попала в число участников, лучше сразу же обратиться за разъяснениями. Тогда, возможно, если отказ в участии в тендере будет признан несправедливым, Конфликтная Комиссия порекомендует определить форму компенсации этому участнику, например какие-то преимущества в следующем тендере.
Конфликтные комиссии ТНК-BP сформированы во всех ключевых регионах. "Эти институты, предназначенные для урегулирования разногласий по итогам тендерных процедур, помогают как заказчику, так и партнерам повысить прозрачность взаимодействия, а значит - доверие друг к другу", - заявил вице-президент ТНК-BP по региональной политике, председатель центральной конфликтной комиссии Андрей Козлов.
Представители подрядчиков отмечают: "Участие в тендерах для нас упростилось, условия участия стали понятнее, прозрачнее, в целом - комфортнее проходит весь процесс". Региональные советы же решают стратегические вопросы взаимодействия с подрядчиками и являются площадками для обсуждения с подрядчиками вопросов макроэкономического характера, специфики работы отдельных секторов и сегментов рынков оборудования и услуг, совершенствования закупочных процедур компании. Так что такая форма взаимодействия удобна всем сторонам. По мнению Андрея Козлова, работа региональных советов и конфликтных комиссий столь крупной компании способна постепенно оказать определенное влияние и на традиции проведения тендеров в регионе: "Повышение прозрачности взаимоотношений с контрагентами помогает борьбе с коррупцией, нечестной конкуренцией и недостатками компетенций". Ожидается, что такая практика станет повсеместной, повысит прозрачность и эффективность тендерного процесса. ТНК-BP - новатор в этой области, по крайне мере в России, и готова делиться опытом. Компания проводит ежегодные Слеты, где собираются топ-менеджмент и контрагенты компании. Это поле для обмена опытом, мнениями и установления контактов, выработки оптимальных технологий проведения тендерных отборов в дальнейшем.
За прошедший год в конфликтные комиссии компании поступило 103 жалобы. Примерно половина решений были приняты в пользу подрядчиков. Критерием повышения доверия к работе комиссий можно также считать увеличение по итогам года количества обращений. У подрядчиков формируется навык конструктивного диалога с заказчиком.
Такие примеры, отмечают в компании, говорят о том, что наиболее успешные механизмы работы создаются непосредственно в конкретной бизнес-ситуации и в активном сотрудничестве всех заинтересованных сторон.